Datenschutzerklärung

Allgemeine Hinweise

Der Evangelisches Studienwerk e.V. (nachfolgend kurz »wir« oder »Studienwerk« genannt) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend auch kurz »Daten« genannt) sehr ernst. Mit den folgenden Datenschutzhinweisen möchten wir Sie daher über die Art und Weise sowie den Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Arbeit informieren.

Unmittelbar verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der im Folgenden beschriebenen Arten der Zusammenarbeit sowie der Nutzung unserer Angebote und Dienste und somit in den dort beschriebenen Fällen die verantwortliche Stelle (nachfolgend auch »Verantwortlicher« genannt) im Sinne des Kirchengesetzes über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) ist:

Bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz wenden Sie sich am besten direkt an unseren Datenschutzbeauftragten.

 

1. Was sind personenbezogene Daten?

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (»betroffene Person«) beziehen (§ 4 Nr. 1 DSG-EKD). Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.

Zudem sind sog. besondere Kategorien personenbezogener Daten in den Schutzbereich des Datenschutzes einbezogen. Dazu zählen gemäß § 4 Nr. 2 DSG-EKD alle Informationen, aus denen religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen einer natürlichen Person hervorgehen, ausgenommen Angaben über die Zugehörigkeit zu einer Kirche oder einer Religions- oder Weltanschauungsgemeinschaft, alle Informationen, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit einer natürlichen Person hervorgehen, genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten und Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.

 

2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

2.1. Daten, die wir beim Besuch unserer Internetseiten verarbeiten

Beim Besuch unserer Internetseiten (www.evstudienwerk.de, www.villigst.net, https://dbyv.qloc-cloud.de und www.summerschool2017.org) werden stets, d. h. auch bei einem einfachen Besuch und ohne dass Sie konkrete Dienste im Einzelnen nutzen, folgende Daten verarbeitet, ohne dabei Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen:

  • die zuvor besuchte Internetseite (sogenannte Referrer-URL);
  • die einzelnen Seiten unserer Internetseite, welche von Ihnen angesteuert werden;
  • das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs;
  • die Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse) des zugreifenden Endgerätes;
  • die Art des Endgerätes, mit dem der Zugriff erfolgt (z.B. Computer, Mobiltelefon etc.);
  • der Browser und das Betriebssystem des Endgeräts, einschließlich der jeweiligen Versionsnummer und der dort eingestellten Sprache.

Diese Informationen werden benötigt, um:

  • die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern;
  • die Inhalte unserer Internetseite sowie deren Bewerbung zu optimieren, z.B. den Inhalt für die Ansicht auf einem mobilen Endgerät anzupassen;
  • die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten; sowie
  • um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen.

Wir verarbeiten diese Daten, solange es für die vorgenannten Zwecke erforderlich ist. Anschließend werden diese durch uns anonymisiert und einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit im Studienwerk zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt somit zur Bereitstellung unserer Dienste und beruht insoweit auf § 6 Nr. 5 DSG-EKD. Sie dient darüber hinaus der Sicherstellung einer bestmöglichen Darstellung und Integrität der Dienste und erfolgt daher auch in unserem diesbezüglichen, berechtigten Interesse gemäß § 6 Nr. 4 DSG-EKD.

Bei der Datenverarbeitung setzen wir unsere Host-Provider, Nimblu PlusServer GmbH, Hohenzollernring 72, 50672 Köln, Quality Location GmbH, Schäferstraße 19, 14109 Berlin und UD Media GmbH, Kölner Straße 28, 41812 Erkelenz als Auftragsverarbeiter i.S.d. § 30 DSG-EKD ein.

 

2.1.1. Cookies

Unsere Internetseiten verwenden sogenannte Cookies. Hierunter sind jeweils kleine Textdateien zu verstehen, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Cookies dienen dazu, verschiedene Informationen über die aktuelle Internetsitzung hinaus, also unabhängig vom Schließen des Browserfensters oder des Verlassens unserer Internetseite, zu speichern. Bei erneutem Aufruf unserer Internetseite kann Ihr Browser auf die auf Ihrem Gerät gespeicherten Informationen zugreifen und diese an den Server unserer Internetseite weiterleiten. Die Informationen können von uns also zu einem späteren Zeitpunkt ausgelesen werden.

Die von uns verwendeten Cookies dienen dazu, Ihre bevorzugten Einstellungen auf dieser Internetseite zu speichern und Sie beim Auffinden der von Ihnen gewünschten Informationen zu unserem Dienstleistungsangebot zu unterstützen (nachfolgend »Preference-Objekte« genannt). Ohne den Einsatz von Preference-Objekten könnten wir die vorgenannte Funktionalität nicht bereitstellen.

Die von uns in den Preference-Objekten gespeicherten und von dort abgerufenen Informationen enthalten keinerlei Bezug zu Ihrer Person. Preference-Objekte werden nach Ablauf von 30 Tagen automatisch gelöscht, soweit es sich um Cookies handelt.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt somit zur Bereitstellung unserer Dienste und beruht insoweit auf § 6 Nr. 5 DSG-EKD. Sie dient darüber hinaus der Sicherstellung einer bestmöglichen Darstellung und Integrität der Dienste und erfolgt daher auch in unserem diesbezüglichen, berechtigten Interesse gemäß § 6 Nr. 4 DSG-EKD.

 - Deaktivieren und Löschen von Cookies
In den meisten Internetbrowsern finden Sie unter dem Menüpunkt »Hilfe« Informationen dazu, wie Sie das Zulassen von Cookies und Web Storage Objekten auf technischem Wege unterbinden können und mit welcher Einstellung Sie von Ihrem Browser über die Platzierung eines neuen Cookies bzw. Web Storage Objekts informiert werden. Beachten Sie bitte, dass möglicherweise einige Funktionen unserer Internetseite im Falle deaktivierter Cookies und Web Storage Objekte nicht mehr zur Verfügung stehen.

 

2.1.2. Matomo (ehemals »Piwik«)

Auf unserer Internetseite www.evstudienwerk.de nutzen wir das Webanalysetool Matomo der InnoCraft Ltd., 150 Willis St, 6011 Wellington, Neuseeland (nachfolgend »InnoCraft« genannt), das unter Verwendung der in Ziffer 2.1.1. genannten Session-Objekte pseudonymisierte Nutzungsprofile erstellt. Dies ermöglicht es uns, Informationen über das Klick- und Surfverhalten bei der Nutzung unserer Dienste zu sammeln.

Hierbei werden folgende Daten verarbeitet:

  • IP-Adresse und Geo-Location basierend auf IP-Adresse;
  • Gerät, Betriebssystem/Browser einschließlich der Einstellungen (wie z.B. der Auflösung);
  • Nutzungsverhalten einschließlich Scroll- und Klickverhalten.

Im Rahmen der diesbezüglichen Datenverarbeitung werden Daten allein auf unseren Servern verarbeitet. Eine Übermittlung der Daten an InnoCraft erfolgt nicht. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung § 6 Nr. 4 DSG-EKD.

Sie können die in Zusammenhang mit dem Matomo-Webanalysetool stehende Datenverarbeitung verhindern, indem Sie die »Do-not-Track«-Einstellung Ihres Browsers aktivieren oder indem Sie bei aktiviertem JavaScript durch einen Klick auf den nachfolgenden Link ein »Opt-out«-Cookie setzen:

Das dabei gesetzte »Opt-out«-Cookie gilt nur für den Browser, mit dem Sie die vorstehende Einstellungsmöglichkeit nutzen. Da es auf Ihrem Endgerät abgelegt wird, müssen Sie die Einstellung erneut vornehmen, wenn Sie Cookies in Ihrem Browser löschen.

 

2.1.3 Daten, die wir im Rahmen der Nutzung unseres Intranets verarbeiten

Als Stipendiat*in, Alumni*a oder als vom Studienwerk bevollmächtigte Person haben Sie die Möglichkeit, sich auf der Internetseite www.villigst.net unter Angabe von personenbezogenen Daten als Benutzer zu registrieren und als angemeldeter Benutzer unsere auf diesen Intranetseitenangebotenen Dienste zu nutzen. Dabei werden Ihre Daten entsprechend der nachfolgenden Hinweise verarbeitet.

- Registrierung/Anmeldung
Wir benötigen hierbei Ihre Anrede, Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum, Ihre Anschrift und Ihre E-Mail-Adresse, um Sie als unseren Vertragspartner zu identifizieren und die Erfüllung des Vertrages und die Bereitstellung unserer für registrierte Benutzer bereitgestellten Dienste zu ermöglichen und Ihnen Aktualisierungen und Benachrichtigungen im Hinblick auf Ihr Benutzerkonto zukommen lassen. Die Verarbeitung der vorstehenden Daten zur Vertragserfüllung beruht auf § 6 Nr. 5 DSG-EKD.

Darüber hinaus können Sie, soweit die entsprechenden Angaben nicht bereits im Rahmen der Bewerbung um ein Stipendium erfolgen (siehe Ziff. 2.3), weitere detaillierte Angaben machen, z.B. eine Zweitanschrift, weitere Kontaktdaten, Ihre Konfession oder Angaben zu Ihrem Lebenslauf (Bildungsweg, Berufsleben, Auslandsaufenthalte, ehrenamtliche Aktivitäten), wobei solche Daten zum Teil besondere Kategorien personenbezogener Daten (siehe Ziffer 1) betreffen. Die Angabe dieser weiteren Daten ist stets freiwillig und die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung und beruht insoweit auf § 6 Nr. 2 DSG-EKD.

An die von Ihnen bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse wird eine Aktivierungs- / Bestätigungsmail versendet. Erst nach Anklicken des dortigen Bestätigungslinks bzw. dem erstmaligen Anmelden mit den darin übersandten Zugangsdaten wird ihr Benutzerkonto aktiviert. Dies dient zur Bestätigung der Richtigkeit der E-Mail-Adresse und des Nachweises Ihrer Inhaberschaft bezüglich dieser E-Mail-Adresse. Bitte ändern Sie nach der Aktivierung Ihres Kontos Ihr Passwort und verwenden dabei ein sicheres Passwort, damit sichergestellt ist, dass kein Dritter Zugriff auf Ihr Benutzerkonto hat.

Um unsere Intranet-Dienste für angemeldete Benutzer bereitstellen zu können und die gebotene Sicherheit für Ihr Benutzerkonto sicherzustellen, verwenden wir die in Ziffer 2 genannten Techniken, insbesondere sog. Cookies. Die diesbezügliche Verarbeitung beruht somit auf § 6 Nr. 5 DSG-EKD und § 6 Nr. 4 DSG-EKD.

Beim Aufruf des Bestätigungslinks und der jeweiligen Anmeldung als registrierter Benutzer wird Ihre jeweilige Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse) nebst aktuellem Datum und Uhrzeit gespeichert. Die Speicherung dieser Daten erfolgt, um die Bereitstellung unserer Dienste sicherzustellen und deren Missbrauch zu verhindern. Diese Daten ermöglichen es im Bedarfsfall, begangene Straftaten aufzuklären und private Rechte Dritter durchzusetzen, insbesondere den Nachweis über Ihre Registrierung zu führen. Insofern ist die Speicherung dieser Daten zu unserer Absicherung erforderlich, erfolgt somit in unserem berechtigten Interesse und beruht auf § 6 Nr. 4 DSG-EKD.
Ihre Daten werden in verschiedenen Bereichen des Intranets für andere Nutzer des Intranets sichtbar angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, die Sichtbarkeit einzelner Angaben zu beschränken oder freizugeben. Hierzu stehen Ihnen unter dem Menüpunkt »Einstellungen« in Ihrem Benutzerkonto entsprechende Optionen zur Verfügung.

Die vorstehenden Daten werden bis zur Löschung Ihres Benutzerprofils gespeichert. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist in den in Ziffer 4 genannten Fällen möglich.

- Nutzung des Intranets
Sie haben in unserem Intranet vielfältige Möglichkeiten, mit anderen Nutzern des Intranets in Kontakt zu treten. Unter anderem können Sie öffentlich einsehbare Angaben machen, Beiträge schreiben und Kommentare abgeben, Veranstaltungen und Gruppen erstellen oder an ihnen teilnehmen sowie Job- und Praktikumsangebote erstellen oder wahrnehmen. An verschiedenen Stellen haben Sie dabei auch die Möglichkeit, Dateien hochzuladen.

Neben Ihrem jeweiligen Beitrag, Kommentar bzw. den jeweils eingegebenen Informationen, Angaben und Dateien (nachfolgend gemeinsam »Inhalt« genannt) wird dabei Ihr Benutzername und der Zeitpunkt der Erstellung des Inhalts veröffentlicht.

Sollten Sie von der Möglichkeit Gebrauch machen, einzelne Themen, Gruppen o.ä. zu abonnieren, erhalten Sie diesbezügliche Neuigkeiten als E-Mail an die in Ihrem Benutzerprofil hinterlegte E-Mail-Adresse. Diese Benachrichtigungen können Sie jederzeit über die entsprechende Funktion für die abonnierten Themen, Gruppen o.ä. wieder abbestellen.

Die Verarbeitung der vorstehenden Daten erfolgt mit Ihrer Einwilligung und beruht auf § 6 Nr. 2 DSG-EKD.

Aufgrund der Einsehbarkeit des Intranets und Ihrer Inhalte durch andere Nutzer sollten Sie die eingegebenen Daten vor dem Absenden eingehend darauf überprüfen, ob Sie die darin enthaltenen Angaben der »Intranet-Öffentlichkeit« – also allen anderen Nutzern des Intranets – preisgeben möchten.

Ihre Inhalte werden in der Regel solange gespeichert und sind für die anderen Nutzer des Intranets einsehbar, bis der jeweilige Inhalt gelöscht wurde. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist in den in Ziffer 4 genannten Fällen möglich. Insbesondere verbleibt auch bei einer Löschung Ihres Benutzerkontos der jeweilige Inhalt grundsätzlich einsehbar; lediglich der von Ihnen gewählte Benutzername wird bei Löschung Ihres Benutzerkontos auf unseren Servern durch einen zufälligen Namen ersetzt. Diese Verarbeitung erfolgt in unserem berechtigten Interesse, den jeweiligen Kontext beizubehalten, da sich in der Regel nachfolgende Inhalte anderer Nutzer auf Ihre Inhalte beziehen z. B. bei einer Antwort auf einen Ihrer Beiträge im Forum. Sie beruht insoweit auf § 6 Nr. 4 DSG-EKD.

Bei Nutzung unseres Intranets wird ferner Ihre Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse), das Datum sowie die Uhrzeit der Absendung Ihres Inhalts gespeichert. Die Speicherung dieser Daten erfolgt, um die Bereitstellung unserer Dienste sicherzustellen und deren Missbrauch zu verhindern. Diese Daten ermöglichen es im Bedarfsfall, begangene Straftaten aufzuklären und private Rechte Dritter durchzusetzen. Insofern ist die Speicherung dieser Daten zu unserer Absicherung erforderlich. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer bei Bestehen einer entsprechenden gesetzlichen Pflicht zur Weitergabe oder wenn die Weitergabe der Strafverfolgung dient. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist § 6 Nr. 4 DSG-EKD.

 

2.2. Daten, die wir im Rahmen der Versendung unseres Newsletters verarbeiten

Als Stipendiat*in und/oder Alumni*a erhalten Sie regelmäßig E-Mails (nachfolgend »Newsletter« genannt) mit Informationen über Neuigkeiten zum Studienwerk und unserer Arbeit an Ihre E-Mail-Adresse. Die diesbezügliche Datenverarbeitung Ihrer E-Mail-Adresse erfolgt in unserem berechtigten Interesse, Sie über unsere Tätigkeiten zu informieren und Ihnen anstehende Termine o.ä. zu kommunizieren. Sie beruht insoweit auf § 6 Nr. 4 DSG-EKD.

Darüber hinaus bieten wir Interessierten die Möglichkeit, die Zusendung eines Newsletters zu bestellen. Die Zusendung des Newsletters setzt in diesem Fall voraus, dass Sie über eine gültige E-Mail-Adresse verfügen und sich für den Erhalt des Newsletters über das entsprechende Formular auf unserer Webseite registriert oder auf anderem Wege (etwa per E-Mail) Ihr Interesse am Erhalt des Newsletters erklärt haben. Mit der ausdrücklichen Anmeldung zu unserem Newsletter-Dienst willigen Sie in den Erhalt des Newsletters und die Verarbeitung dieser Daten gemäß dem Vorstehenden ein. Die Datenverarbeitung beruht insoweit auf § 6 Nr. 2 DSG-EKD.

Sie können die Zusendung des Newsletters jederzeit abbestellen. Bitte senden Sie uns hierzu eine kurze E-Mail mit dem Betreff »Newsletter abbestellen« an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! oder verwenden Sie die Abmeldefunktion im elektronischen Newsletter.

Die für die Versendung des Newsletters erhobenen Daten werden so lange gespeichert, bis Sie den Newsletter abbestellen. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist in den in Ziffer 4 genannten Fällen möglich.

 

2.3. Daten, die wir im Rahmen der Bewerbung für ein Stipendium verarbeiten

Wenn Sie sich für eines unserer Stipendien bewerben, benötigen wir für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die abschließende Entscheidung Angaben über ihre persönlichen Verhältnisse. Hierbei verarbeiten wir Stammdaten wie Name, Anschrift und Geburtsdatum, Daten zum Schulabschluss und zum Studium, externe Persönlichkeitsgutachten, Daten zur Zugehörigkeit zu einer Kirche, Konfession, Angaben zum Bildungshintergrund des Elternhauses (das Erheben erfolgt aus statistischen Gründen aufgrund der Vorgabe des Bundesministeriums für Bildung und Forschung), Angaben zu Migrationshintergrund (das Erheben erfolgt aus statistischen Gründen aufgrund der Vorgabe des Bundesministeriums für Bildung und Forschung), Angabe der Nationalität (das Erheben erfolgt aus statistischen Gründen aufgrund der Vorgabe des Bundesministeriums für Bildung und Forschung).

Neben den die jeweilige Bewerbung bearbeitenden Mitgliedern der Geschäftsstelle des Studienwerkes erhalten die ehrenamtlich die Stipendiat*innen Auswählenden sowie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens beteiligte externe Gutachtende für Promotionsvorhaben Einsicht in die für ihre jeweilige Aufgabe erforderlichen Daten Ihrer Bewerbung.

Diese Verarbeitungen dienen der Entscheidung über die Begründung eines Stipendienverhältnisses und beruhen somit auf § 6 Nr. 5 DSG-EKD. Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besondere Kategorien personenbezogener Daten (vgl. § 4 Nr. 2 EKD-DSG) verarbeitet werden, geschieht dies mit Ihrer Einwilligung (§ 13 Ab. 2 Nr. 1 EKD-DSG).

Im Falle einer ablehnenden Entscheidung speichern wir die Daten für 3 Jahre, um eine einfache Wiederbewerbung zu ermöglichen. Nach diesem Zeitraum werden die Daten gelöscht. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist in den in Ziffer 4 genannten Fällen möglich.

 

2.4. Daten, die wir im Rahmen eines Stipendienverhältnisses verarbeiten

Wenn Sie sich erfolgreich für eines unserer Stipendien beworben haben, verarbeiten wir für die Durchführung des Stipendienverhältnisses zunächst die Daten aus dem Bewerbungsverfahren. Darüber hinaus benötigen und verarbeiten wir Daten hinsichtlich Ihres Studienverlaufes wie Leistungsnachweise und Abschlussnote, Daten zu geleisteten Stipendienzahlungen, ggf. Informationen zu Erkrankungen (wenn diese erforderlich sind, um das Stipendienverhältnis zu verlängern oder zu pausieren). Angaben zu Ihrem Einkommen, Angaben zum Einkommen Ihrer Eltern, Angaben zu Geschwistern und Einkommen der Geschwister benötigen wir für die Berechnung der Höhe des Stipendiums.

Die vorstehend erläuterten Verarbeitungen sind zur Durchführung des Stipendienverhältnisses erforderlich und beruhen somit auf § 6 Nr. 5 DSG-EKD. Darüber sind während des Stipendienverhältnisses Jahresberichte zu erstellen. In diese Jahresberichte können Sie neben den im Rahmen des Stipendienverhältnisses bereits bekannten vorstehend erläuterten Daten freiwillig auch Angaben zu weiteren aus Ihrer Sicht für Ihr Studium und Ihren Werdegang relevanten Ereignissen und Entwicklungen machen. Diese Jahresberichte und somit die in diesen gemachten Angaben (z.B. zum Studium, zu persönlichen Erfahrungen, ggf. Erkrankungen) nehmen wir in Ihre Stipendiat*innenakte auf. Die Verarbeitung der von Ihnen zusätzlich, über die bereits im sonstigen Rahmen des Stipendienverhältnisses hinausgehenden Angaben beruht auf Ihrer Einwilligung und somit auf § 6 Nr. 2 DSG-EKD. Soweit im Rahmen des Stipendienverhältnisses besondere Kategorien personenbezogener Daten (vgl. § 4 Nr. 2 EKD-DSG) verarbeitet werden, geschieht dies mit Ihrer Einwilligung (§ 13 Ab. 2 Nr. 1 EKD-DSG).

Die Daten zur Stipendienberechnung (insbesondere Einkommensangaben) werden im siebten Jahr nach Ende des Stipendienverhältnisses gelöscht. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist in den in Ziffer 4 genannten Fällen möglich. Die Stipendienakte mit den sonstigen Daten wird ins Archiv der Evangelischen Kirche von Westfalen überführt und digitalisiert. Rechtsgrundlage hierfür ist § 6 Nr. 1 EKD-DSG i.V.m. § 4 Abs. 1 EKD-Archiv-Gesetz.

 

2.5. Daten, die wir von Ihnen als Stipendiat*in nach Beendigung Ihres Studiums verarbeiten

Auch nach dem Abschluss Ihres Studiums möchten wir mit Ihnen in Kontakt bleiben und Ihren weiteren Werdegang begleiten. Hierfür nutzen wir Angaben aus öffentlichen Verzeichnissen (berufliche Positionen, Social Media-Seiten, persönliche Homepages, etc.) sowie Ihre Kontaktdaten.

Die vorstehend erläuterten Verarbeitungen diesen unserem Interesse an der Begleitung des weiteren Werdeganges unserer Stipendiat*innen und beruhen somit auf § 6 Nr. 3 DSG-EKD.

Darüber hinaus können Sie über unser Intranet weitere Angaben zu Ihrem beruflichen und privaten Werdegang (z. B. zu einem sozialen Engagement) machen. Diese Angaben speichern und nutzen wir, um einen Überblick über den weiteren Werdegang unserer Stipendiat*innen zu erhalten. Die Verarbeitung dieser Angaben beruht auf Ihrer Einwilligung und somit auf § 6 Nr. 2 DSG-EKD.

 

2.6. Daten, die wir verarbeiten, wenn Sie an unseren Veranstaltungen teilnehmen

Wenn Sie sich für eine unserer Veranstaltungen anmelden und nicht bereits als Mitglied, Stipendiat*innen usw. in Verbindung mit uns stehen, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten (insbesondere Name, Anschrift, E-Mail) sowie Ihre Zahlungsdaten zum Zwecke der Anmeldung und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung. Rechtsgrundlage für die hierfür erforderlichen Verarbeitungen ist § 6 Nr. 5 DSG-EKD. Ihre Kontaktdaten verarbeiten wir nach Durchführung der Veranstaltung, um mit Ihnen in Kontakt bleiben zu können. Rechtsgrundlage für die hierfür erforderlichen Verarbeitungen ist § 6 Nr. 4 DSG-EKD. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist in den in Ziffer 4 genannten Fällen möglich.

 

2.7. Daten, die wir im Rahmen von Vertragsbeziehungen mit Ihnen als Dienstleister und Lieferant verarbeiten

Wenn Sie Dienstleistungen, etwa eine Dozententätigkeit, für das Studienwerk erbringen, oder Waren an uns liefern, verarbeiten wir im Rahmen des der Erbringung oder Lieferung zugrundeliegenden Vertragsverhältnisses personenbezogene Daten. Zu diesen Daten zählen Personalien und Kontaktdaten (Name, Adresse und andere Kontaktdaten). Darüber hinaus können dies auch Auftragsdaten (z. B. Zahlungsauftrag), Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (z. B. Buchhaltungsbelege) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

Diese Daten werden für die Dauer unserer Vertragsbeziehung gespeichert, soweit sich aus gesetzlichen Vorgaben keine abweichenden Aufbewahrungserfordernisse ergeben (siehe hierzu im Folgenden). Die Verarbeitung der vorstehenden Daten zur Vertragserfüllung beruht auf § 6 Nr. 5 DSG-EKD.

Wir sind zur Aufbewahrung bestimmter Daten aus Vertragsverhältnissen mit Dienstleistern und Lieferanten zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten auch nach Beendigung des jeweiligen Vertragsverhältnisses verpflichtet. Diese Aufbewahrungspflichten können sich z.B. aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist in den in Ziffer 4 genannten Fällen möglich. Die Verarbeitung der Daten beruht insofern auf § 6 Nr. 1 DSG-EKD.

Nach Beendigung eines konkreten Vertragsverhältnisses speichern und nutzen wir Ihre Kontaktdaten im Interesse der Pflege von Dienstleister- und Lieferantenbeziehungen im Hinblick auf zukünftige Vertragsverhältnisse. Die Verarbeitung dieser Daten beruht in diesem Fall auf § 6 Nr. 4 DSG-EKD.

 

2.8. Daten, die wir verarbeiten, wenn wir mit Ihnen in anderer Form zusammenarbeiten oder Sie Ihr Interesse an der Tätigkeit des Studienwerk bekunden

Wenn Sie mit uns in anderer Form als in den oben beschriebenen Arten der Zusammenarbeit und Partnerschaft stehen oder Ihr Interesse am Studienwerk bekundet oder eine sonstige allgemeine Anfrage gestellt haben, etwa über die von uns angebotenen Kontaktmöglichkeiten, verarbeiten wir solche Daten, die Sie uns freiwillig mitteilen bzw. die zur Bearbeitung der Zusammenarbeit oder Ihrer Anfrage erforderlich sind. Freiwillige Angaben können – soweit solche Angaben nicht bereits aufgrund der Wahl des jeweiligen Kommunikationsmediums erforderlich sind – z.B. Ihre Anrede, Ihr (akademischer) Titel, Ihr Name, Ihre (Mobil-) Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse sein. Diese Daten verwenden wir zur Abwicklung unserer Zusammenarbeit bzw. Ihres Anliegens. Die Verarbeitung Ihrer Daten beruht je nach Inhalt auf § 6 Nr. 3 bis 5 DSG-EKD. Soweit Sie freiwillige Angaben machen, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung und beruht insoweit auf § 6 Nr. 2 DSG-EKD.

Sofern Sie als Stipendiat*in oder Alumni*a über eine Beziehung mit uns verfügen (siehe Ziffer 2.1.3.), so werden wir die im Rahmen der Kontaktanfrage übermittelten Daten Ihrem Benutzerkonto zuordnen und dort hinterlegen. Diese Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zur ordnungsgemäßen Bearbeitung Ihrer Anfrage und der Identifizierung Ihrer Person bei Anfragen zu unseren Diensten sowie zur Dokumentation Ihrer Anfragen im Zusammenhang mit unserer vertraglichen Beziehung. Sie beruht insoweit auf § 6 Nr. 5 DSG-EKD sowie auf unserem diesbezüglichen, berechtigten Interesse gemäß § 6 Nr. 3 und 4 DSG-EKD.

Erfolgt die Anfrage im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Dienste bzw. im Rahmen unserer Vertragsbeziehung einschließlich deren Anbahnung, so werden die bei der Anfrage übermittelten bzw. erhobenen Daten während der Dauer unserer Vertragsbeziehung gespeichert. Andernfalls erfolgt eine Speicherung grundsätzlich nur so lange, wie dies für die Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich ist.

 

2.9. Daten, die wir im Rahmen der Nutzung der Möglichkeit der Spende über PayPal verarbeiten

Wir haben auf unseren Internetseiten die Möglichkeit eingerichtet, uns eine Spende über PayPal zukommen zu lassen. Bei einer Spende über PayPal werden Sie auf das Login- und Zahlungsformular des Betreibers PayPal (Europe) S.a.r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxembourg (nachfolgend »PayPal« genannt) weitergeleitet.

Die Datenverarbeitung während des Zahlungsvorgangs erfolgt dort durch PayPal als Verantwortlichen und gemäß ihrer Datenschutzhinweise, die sie auf der folgenden Internetseite einsehen können: https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full

Nach Abschluss bzw. im Rahmen des Zahlungsvorgangs erhalten wir folgende Daten:

  • Name, Vorname
  • E-Mail-Adresse
  • Information, ob sich der*die Zahlungsabsender*in außerhalb oder innerhalb der USA befindet

Die Verarbeitung der vorstehenden Daten erfolgt mit Ihrer Einwilligung und beruht auf § 6 Nr. 2 DSG-EKD.

 

3. Wie gehen wir mit Ihren Daten um?

Bei der Datenverarbeitung ist es unser Ziel, im Rahmen des jeweiligen Nutzungszweckes stets ein möglichst hohes Sicherheitsniveau zu erreichen. Obwohl ein absoluter Schutz nicht garantiert werden kann, haben wir daher Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um Ihre Daten zu schützen.

Dazu gehört etwa, dass wir Ihre Daten stets nur verschlüsselt übertragen. Hierzu verwenden wir das Codierungssystem SSL (Secure Socket Layer) bzw. TLS (Transport Layer Security), welches verhindern soll, dass die Datenströme von Dritten abgefangen und Ihre Daten im Klartext eingesehen werden können. Die Verwendung des SSL-Codierungssystems erkennen Sie am »https://« in der Adresszeile Ihres Browsers sowie bei gängigen Browsern daran, dass neben der Adresszeile ein entsprechendes Schloss-Symbol erscheint. So haben Sie Gewissheit, dass Ihre Daten sicher an uns übermittelt werden.

 

4. Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

Soweit bei den oben aufgeführten Verarbeitungen keine gesonderten Speicherfristen angegeben sind, verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten für den Zeitraum, der zur Erreichung des angegebenen Zwecks erforderlich ist.

Nach Erledigung des Zwecks, zu dem die personenbezogenen Daten an uns übermittelt worden sind, oder wenn Sie wünschen, dass Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden, werden wir diese Daten löschen, es sei denn wir sind zu deren Aufbewahrung gesetzlich berechtigt (etwa zu Beweiszwecken im Rahmen der Abwicklung unseres Vertragsverhältnisses) oder verpflichtet. Diese Speicherdauer kann länger sein, als dies für den ursprünglichen Verwendungszweck (Regel-Speicherdauer) erforderlich war. Gerne geben wir Ihnen hierzu im Einzelfall Auskunft (siehe Ziffer 6).

Ist der ursprüngliche Verwendungszweck erreicht oder entfallen, werden wir die personenbezogenen Daten nicht für eine weitere Verarbeitung nutzen. Mit Wegfall der Berechtigung bzw. Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten löschen wir die Daten sodann endgültig.

 

5. Geben wir Ihre Daten an Dritte weiter?

Wir können die Weitergabe von Daten an einen oder mehrere Personen bzw. Unternehmen veranlassen, welche die Daten im Rahmen der vorstehend jeweils beschriebenen Zwecke für uns als Verantwortlichen verarbeitet (sogenannte Auftragsverarbeiter).

Derzeit haben wir die folgenden Personen bzw. Unternehmen mit der Wahrnehmung der Datenverarbeitung beauftragt (Auftragsverarbeitung gemäß § 30 DSG-EKD):

  • Nimblu PlusServer GmbH, Hohenzollernring 72, 50672 Köln
  • Quality Location GmbH, Schäferstr. 19, 14109 Berlin
  • UD Media GmbH, Kölner Str. 28, 41812 Erkelenz
  • LimeSurvey GmbH, Umfragedienste & Beratung, Papenreye 63, 22453 Hamburg

Diese Auftragsverarbeiter verarbeiten Ihre Daten mit der gebotenen Sorgfalt. Sie unterliegen unserer Kontrolle und sind von uns weisungsabhängig. So ist gewährleistet, dass die Datenverarbeitung stets unter Wahrung Ihrer Rechte, insbesondere derjenigen gemäß nachfolgender Ziffer 6, erfolgt.

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte, die keine Auftragsverarbeiter für uns sind, erfolgt nur, soweit dies in Ziffer 2 beschrieben wird.

 

6. Welche Rechte haben Sie?

Bezüglich der Nutzung Ihrer Daten haben Sie die nachfolgend genannten Rechte:

  • Recht auf Auskunft gemäß § 19 DSG-EKD;
  • Recht auf Berichtigung falscher und Ergänzung unvollständiger Daten gemäß § 20 DSG-EKD;
  • Recht auf Datenlöschung (Recht auf Vergessen werden) gemäß § 21 DSG-EKD;
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß § 22 DSG-EKD;
  • Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß § 24 DSG-EKD;
  • Recht auf Widerspruch gemäß § 25 DSG-EKD;
  • Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung gemäß § 11 Abs. 3 DSG-EKD.

Diese Rechte können Sie gegenüber uns als den Verantwortlichen geltend machen. Gerne können Sie sich hierfür direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Die Kontaktdaten finden Sie unter Ziffer 1.

Ferner steht Ihnen das folgende Recht zu:

  • Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde gemäß § 46 DSG-EKD

Anders als die zuvor genannten Rechte müssen Sie sich im Rahmen des Rechts auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde unmittelbar an die Aufsichtsbehörde wenden. Zuständige Aufsichtsbehörde in Bezug auf datenschutzrechtliche Fragen ist für uns der Datenschutzbeauftragte der Evangelischen Kirche in Deutschland. Die Kontaktdaten können folgender Website entnommen werden: https://datenschutz.ekd.de/ueber-uns/der-beauftragte

 

7. Umfang Ihrer Pflichten, uns Ihre Daten bereitzustellen

Sie brauchen nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die vorstehend dargelegten Formen der Zusammenarbeit und des Austausches mit dem Studienwerk erforderlich oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, mit Ihnen die jeweilige Zusammenarbeit oder den jeweiligen Austausch auszuführen. Dies kann sich auch auf später im Rahmen der Zusammenarbeit oder des Austausches erforderliche Daten beziehen. Sofern wir darüber hinaus Daten von Ihnen erbitten, werden Sie auf die Freiwilligkeit der Angaben gesondert hingewiesen.

 

8. Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Die Nutzung erhobener Daten unterliegt immer den Datenschutzhinweisen, die zu dem Zeitpunkt aktuell sind, zu dem die Daten erhoben werden.

Wir behalten uns vor, die Datenschutzhinweise zu ändern, um sie an eine geänderte Sach- und Rechtslage anzupassen. In diesem Falle veröffentlichen wir die jeweils neue und sodann aktuelle Fassung dieser Datenschutzhinweise auf unserer Internetseite. Zu gegebenem Anlass werden wir auf etwaige Änderungen dieser Datenschutzhinweise an geeigneter Stelle hinweisen. Dies gilt insbesondere dann, wenn wir beabsichtigen, bereits erhobene Daten abweichend von der ursprünglichen Zwecksetzung zu nutzen.

Beruht die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung, so nutzen wir ungeachtet einer zwischenzeitlichen Änderung dieser Datenschutzhinweise Ihre Daten stets nur in dem Umfang, in den Sie eingewilligt haben. Gegebenenfalls werden wir Sie in diesem Fall um eine erneute Einwilligung entsprechend einer beabsichtigten Änderung der Datennutzung bitten.

 

Stand: 6. Dezember 2019