Sommeruniversität 2023 – Organisatorische Hinweise und Anmeldebedingungen

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Besondere Hinweise aufgrund der Corona-Pandemie

Bitte informieren Sie sich tagesaktuell im Intranet und Internet über geplante Veranstaltungen. Kurzfristige Absagen oder Wechsel zu digitalen oder hybriden Formaten sind jederzeit möglich. Dies gilt insbesondere vor dem Kauf von Zugfahrkarten: Diese können nicht erstattet werden, wenn zum Zeitpunkt des Kaufes bereits bekannt war, dass die Veranstaltung nicht als Präsenzformat stattfinden kann.

Regelungen zur An- und Abmeldung bei Veranstaltungen

Bei Anmeldung zu den Veranstaltungen des Evangelischen Studienwerks gelten für die Teilnehmenden folgende Regelungen:

Für Stipendiat*innen des Evangelischen Studienwerks, die dem monatlichen Programm­beitrag zugestimmt haben, werden die Unter­bringungs- und Verpflegungskosten sowie die Fahrtkosten (gegen Zahlung einer pauschalen Bearbeitungsgebühr von 38 Euro zuzüglich 3 Euro Klimabeitrag) übernommen.

Stipendiat*innen, die keinen solidarischen Programmbeitrag zahlen, müssen bei Teilnahme die tatsächlichen Kosten für Unterbringung und Verpflegung zahlen (für 2023 circa 120 Euro pro Tag) und bekommen keine Fahrtkosten erstattet. Die Bearbeitungsgebühr (38 Euro zuzüglich 3 Euro Klimabeitrag) muss vor Beginn der ­Veranstaltung in voller Höhe überwiesen ­werden. Als Verwendungszweck ist die entsprechende Veranstaltung anzugeben.

Ehemalige Stipendiat*innen des Evangelischen Studienwerks, die während ihrer gesamten Förderzeit den Programmbeitrag geleistet haben, können innerhalb von zwölf Monaten nach Ende ihrer Förderzeit zu den üblichen ­stipendiatischen Konditionen an den Veranstaltungen des Evangelischen Studienwerks teilnehmen. Es werden allerdings keine Fahrtkosten erstattet.

Ehemalige Stipendiat*innen, deren Förderzeit länger als ein Jahr zurückliegt oder die den Programmbeitrag nicht geleistet haben, sowie andere Personen, die an Veranstaltungen ­teilnehmen, tragen die vollen Übernachtungs- und Verpflegungskosten sowie ihre Reise­kosten selbst.

Fahrtkostenerstattung

Stipendiat*innen, die den Programmbeitrag leisten, werden die individuell verauslagten Fahrtkosten vom und zum Heimat- oder ­Semesterort nach Vorlage der Belege und des Fahrtkostenformulars per Überweisung erstattet. Wir bitten immer darum, jeweils die preisgünstigste Fahrtmöglichkeit zu wählen. Anreisenden mit der Bahn werden die Kosten maximal in Höhe der Kosten für ein Ticket mit der BahnCard 50 / 2. Klasse erstattet.

Grundsätzlich werden keine Taxikosten übernommen. Ausnahme: In Villigst werden Fahrten vom Bahnhof Schwerte mit dem Taxi ­erstattet, wenn das Taxi von mindestens drei Personen geteilt wurde; die Namen der Mit­fahrer*innen müssen auf dem Taxibeleg leserlich notiert werden.

Aus ökologischen Gründen werden Fahrten mit dem PKW nicht erstattet, außer in folgenden, vorher mit dem jeweiligen Ressort abzusprechenden Ausnahmefällen:

  • Fahrgemeinschaft mit mindestens drei weiteren Mitfahrer*innen, Namen bitte auf dem Fahrtkostenformular eintragen
  • Beeinträchtigung / Behinderung, die eine ­Anreise mit dem PKW notwendig macht
  • Kurzfristiger Ausfall eines gebuchten Zuges, Zugnummer bitte auf Formular eintragen
  • Sonstige Gründe wie zum Beispiel mitreisende Kinder, schweres Equipment

In diesen Fällen wird die Anreise ohne Umwege vom / zum Semester- oder Heimatort bis maximal 130 Euro (0,20 Euro/km), jedoch nicht mehr als in der Höhe des BahnCard-50-Preises, erstattet.

Rücktritt und Ausfallkosten

Je nach Veranstaltung gilt eine Frist für kostenfreie Abmeldungen, in der Regel beläuft sich diese auf circa vier bis sechs Wochen vor Beginn.

Bei Abmeldungen nach dieser Frist fallen Ausfallkosten an: in Höhe von 30 Euro pro Tag für alle, die den Programmbeitrag zahlen, und 40 Euro pro Tag für Stipendiat*innen, die keinen Programmbeitrag zahlen.

Bei Abmeldungen kurz vor der Veranstaltung (in der Regel ab circa einer Woche vor Veranstaltungsbeginn) sind die vollen Kosten pro Tag zu zahlen (für 2023 circa 120 Euro pro Tag). Die Ausfallkosten können vom jeweiligen ­Ressort erlassen werden, wenn der Ausfall aus Gründen (zum Beispiel durch ärztliches Attest belegte ­Erkrankung) entstanden ist, welche der / die Angemeldete nachweisbar nicht selbst zu verantworten hat, eine Person von der ­Warteliste nachrückt oder eine Ersatzperson teilnimmt.

An dieser Stelle noch ein wichtiger Hinweis zu den Wartelisten: Wer bei einer Veranstaltung auf der Warteliste steht, hat sich ebenfalls ­verbindlich angemeldet. Sobald man nachrückt und auf der Teilnehmendenliste steht, gilt dies als verbindliche Anmeldung! Daher ist es ­wichtig, sich auch von der Warteliste abzumelden, sobald feststeht, dass man an einer ­Veranstaltung nicht teilnehmen kann. Dies erleichtert auch die Arbeit im Ressort, da bei ­einer Absage möglichst schnell Ersatz gefunden werden kann.

Kinderbetreuung

Bei allen Villigster Veranstaltungen gibt es die Möglichkeit, eigene Kinder betreuen zu lassen, dies muss bei der Anmeldung frühzeitig bekannt gegeben werden. Die Betreuungszeiten umfassen in der Regel alle inhaltlichen Arbeitszeiten, nicht aber Abende sowie Gottesdienste. Individuelle Absprachen sind möglich. Die Betreuung erfolgt durch Stipendiat*innen, die sich frei­willig und unentgeltlich dazu bereit erklären. Alle Betreuer*innen verfügen über Erfahrung und ein polizeiliches Führungszeugnis. Die Betreuung findet jeweils auf dem Gelände der Veranstaltung statt; eine Grundausstattung an Spielzeug ist vorhanden. Weitere Informationen können im jeweiligen Ressort erfragt werden.